Project Specialist
Was du bei uns machst
Was du bei uns machst
Du suchst eine spannende Herausforderung im Veranstaltungsbereich und möchtest bei der Organisation von Messen die Fäden in der Hand halten?
Als Project Specialist bist du die zentrale Ansprechperson für unsere Aussteller:innen und begleitest sie von der Planung bis zur Umsetzung – immer mit einem Blick für Details und einem Herz für erstklassigen Service.
Deine Verantwortung
Deine Verantwortung
Betreuung von Aussteller:innen vor, während und nach der Messe – inklusive Beratung, Klärung von Anforderungen und Unterstützung bei der Messeplanung.
Bearbeitung und Kontrolle von Veranstaltungsanfragen, Standanmeldungen und Kundenbestellungen sowie Sicherstellung einer serviceorientierten Abwicklung
Unterstützung der Project Manager bei der Planung, Koordination und operativen Durchführung von Veranstaltungen (teilweise auch am Wochenende)
Erstellung von Offerten sowie Akonto- und Schlussrechnungen
Erfassung und Pflege von Buchungs- und Veranstaltungsdaten sowie Erstellung von Auswertungen zur Prozess- und Qualitätsunterstützung
Vorbereitung und Qualitätssicherung von Bestellshops, Kundentools und Informationsunterlagen
Koordination mit internen Supportstellen (z. B. Technik, Facility Services) und Verantwortung für den Versand von Ausstellerinformationen
Super-User-Funktion für relevante Systeme (z. B. RUBIN), inkl. Unterstützung bei Systemfragen, Mitwirkung bei Prozessoptimierungen sowie Pflege der Wissensdatenbank
Organisation von Meetings, Protokollführung und weitere administrative Aufgaben
Was du mitbringen solltest
Was du mitbringen solltest
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise im Dienstleistungssektor (z.B. Hotellerie, Gastronomie)
Hervorragende Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
Erfahrung im direkten Kundenkontakt sowie idealerweise in der Veranstaltungsbranche
Routine im Umgang mit Buchungs- oder CRM-Systemen (z. B. BSI, RUBIN), hohe IT- und Datenaffinität sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse
Strukturierte, zuverlässige und effiziente Arbeitsweise, Fähigkeit zur Priorisierung und Freude daran, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
Dienstleistungsorientierter Teamplayer mit hoher Belastbarkeit, Flexibilität und Empathie – insbesondere in dynamischen Messephasen
Qualitätsbewusstsein sowie Interesse an neuen Tools und der kontinuierlichen Optimierung von Abläufen
Dein neues Arbeitsumfeld
Dein neues Arbeitsumfeld
Deine zukünftigen Kollegen:innen brennen mit Herz und Seele für Veranstaltungen und Live-Marketing. Auch deine Ideen und dein Engagement sind sehr willkommen und wir fördern und entwickeln unsere Mitarbeitenden kontinuierlich. Zudem bieten wir faire Anstellungsbedingungen und flexible Arbeitsmodelle an.
Werde Teil unseres Teams - wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Kontakt
Deine Fragen beantworten dir vorab gerne Karin Bigler, Leiterin Backoffice & Qualitätsmanagement unter 031 340 11 43 und Sina Müller, HR Generalistin, unter +41 31 340 12 84.
Wir freuen uns, dich kennenzulernen